Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt. Wij vinden uw privacy belangrijk en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Door uw persoonsgegevens op te geven aan ons kantoor, gaat u ermee akkoord dat wij die gegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring gebruiken.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Son Notariaat Adres: Wilhelminalaan 1, 5691 AX Son Contactpersoon: Jan van der Does de Willebois info@sonnotariaat.nl
Grondslag voor het opvragen van gegevens
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte, daarmee samenhangende documenten en/of voor het uitvoeren van een andere opdracht of in het kader van een sollicitatie. Ons kantoor verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen:
- het opmaken van een notariële akte;
- het uitvoeren van een opdracht voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven. Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen gebruikt. Indien u de voor de opdracht vereiste persoonsgegevens niet verstrekt, zal de opdracht mogelijk niet uitgevoerd kunnen worden.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
De wet schrijft voor dat de notaris persoonsgegevens verzamelt en controleert indien hij een notariële akte op moet maken. Deze regels hebben de navolgende invloed op de verwerking van persoonsgegevens.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris mogelijk een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan en die een kopie daarvan mag bewaren.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Overige verwerking van persoonsgegevens
Voor overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat deze onder meer de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden kunnen hebben:
- advisering of andere dienstverlening conform opdracht;
- opstellen documenten niet zijnde notariële akten;
- in bewaring nemen van documenten;
- legaliseren handtekening. Welke persoonsgegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- wederpartij;
- de openbare registers, waaronder het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster en het Centraal Curatele- en Bewind register en het huwelijksgoederenregister van de rechtbank;
- een makelaar of andere (financiële) adviseur in verband met een overeenkomst met betrekking tot vastgoed en andere registergoederen waarbij u één van de partijen bent;
- een adviseur bij financieringen;
- een financieel planner;
- een bank of andere financiële instelling;
- een hypotheekadviseur, een accountant, een boekhouder, een belastingadviseur of een andere financiële adviseur;
- een advocaat of (kandidaat-)notaris;
- een schenker;
- degene die een (levens)testament opmaakt;
- Basis Registratie Personen.
Soorten persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens van u kunnen worden verwerkt:
- uw voornamen en achternaam;
- uw adres;
- uw geboorteplaats- en datum;
- uw overlijdensdatum en -plaats;
- gegevens met betrekking tot uw identiteitsbewijs (soort, nummer, geldigheidsduur);
- uw nationaliteit;
- uw e-mailadres;
- uw burgerservicenummer (BSN);
- uw geslacht;
- uw verwantschap met andere relevante personen;
- overige persoonsgegevens die de cliënt actief verstrekt.
Doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of een rechterlijke uitspraak, indien u daar uitdrukkelijk om heeft verzocht of indien dat nodig is om de aan ons opgedragen werkzaamheden uit te kunnen voeren. U kunt daarbij onder meer denken aan de volgende ontvangers:
- dezelfde derden die hiervoor als bronnen zijn vermeld;
- de Belastingdienst;
- de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, als beheerder van het Centraal Testamenten Register (CTR) en het Centraal Levenstestamentregister (CLTR);
- tolken en vertalers;
- Sociale Verzekeringsbank;
- Vereniging van Eigenaars in geval van een eigendomsoverdracht. Voorts delen wij persoonsgegevens met externe dienstverleners die voor ons werkzaamheden verrichten, zoals ICT-dienstverleners en archiefdienstverleners. Door het sluiten van verwerkingsovereenkomsten met deze externe dienstverleners zorgen wij ervoor dat het proces van delen van uw persoonsgegevens met passende waarborgen is omkleed. Voor buitenlandse ontvangers die zijn gevestigd in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zodat het voldoende is dat de betreffende buitenlandse ontvanger voldoe aan de eisen van de AVG. Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven aan anderen (derde partijen) welke gevestigd zijn buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag in behandeling nemen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welke doeleinden dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan; wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een reeds getekende notariële akte, is dat niet mogelijk en zal mogelijk een nieuwe akte moeten worden opgesteld als verbetering van en/ of aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze echter niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten. Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt of de Archiefwet. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Beveiliging
Ons kantoor neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@sonnotariaat.nl.
Wijziging privacyverklaring
Ons kantoor behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. Een actuele versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op onze website www.sonnotariaat.nl. Op onze dienstverlening is altijd de meest recente versie van deze privacyverklaring van toepassing. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten of vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via: info@sonnotariaat.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.